دائرة مكتب الرئيس

ترتبط الدائرة   بالاستاذ رئيس الجامعه، وتعمل على توفير منظومة متكاملة من الدعم الإداري والتنظيمي والتنسيقي لأعمال الرئيس. وتتولى الدائرة تنظيم ومتابعة عدد واسع من الأعمال المرتبطة برئاسة الجامعة، بما في ذلك إدارة الأجندة والمواعيد، وتنظيم الاجتماعات واللقاءات، وإدارة المراسلات والمعاملات، والتنسيق مع مختلف وحدات الجامعة، ومتابعة الموضوعات والتوجيهات المحالة إلى الجهات المعنية، إضافة إلى تنظيم الزيارات والوفود والفعاليات الرسمية.

كما تمثل الدائرة قناة اتصال مؤسسية بين رئاسة الجامعة ومختلف مكونات الجامعة، وبين الرئاسة والجهات الرسمية والأكاديمية والمجتمعية ذات العلاقة، بما يسهم في تعزيز سرعة التواصل وانسيابية العمل ودقة المتابعة.

وتولي الدائرة أهمية خاصة لحماية المعلومات والوثائق، وحفظ المعرفة المؤسسية، وتطوير إجراءات العمل والاستفادة من الحلول الرقمية والممارسات الإدارية الحديثة.

وينطلق الدور المؤسسي لدائرة مكتب الرئيس  من أربعة محاور رئيسية:

1- الدعم التنفيذي لرئاسة الجامعة 

    توفير الدعم الإداري والتنظيمي اللازم لتمكين رئيس الجامعة من أداء مهامه ومسؤولياته بكفاءة وفاعلية.

2- التنسيق المؤسسي 

    تعزيز التواصل والتنسيق بين رئاسة الجامعة ومختلف الكليات والدوائر والمراكز والوحدات التنظيمية.

3- المتابعة المؤسسية 

    تنظيم ومتابعة الموضوعات والتوجيهات والمعاملات المحالة إلى الجهات ذات العلاقة، ورصد سير الإجراءات وفق الأصول.

4- الاتصال والتمثيل المؤسسي 

    تنظيم اللقاءات والزيارات والفعاليات الرسمية، والتنسيق مع الجهات الوطنية والأكاديمية والمجتمعية والدولية ذات العلاقة بأعمال رئاسة الجامعة.

مؤشرات الأداء المؤسسي
تسعى الدائرة إلى تطوير مجموعة من مؤشرات الأداء التي تساعد على قياس جودة العمل وتحسينه بصورة مستمرة، ومن أبرزها:
سرعة الاستجابة للموضوعات والمعاملات.
نسبة إنجاز الموضوعات ضمن المدد المحددة.
كفاءة متابعة توجيهات رئاسة الجامعة.
دقة تنظيم الاجتماعات واللقاءات.
مستوى رضا المتعاملين مع الدائرة.
مستوى التحول الرقمي في إجراءات العمل.
كفاءة تنظيم وحفظ الوثائق.
جودة التنسيق بين رئاسة الجامعة والوحدات التنظيمية.

شراكة من أجل جامعة أكثر كفاءة
تؤمن دائرة مكتب رئيس الجامعة بأن الإدارة الجامعية الحديثة تقوم على التكامل بين القيادة والتنفيذ، وعلى وضوح المسؤوليات، وسرعة التواصل، ودقة المتابعة، والاستثمار الأمثل في المعلومات والتكنولوجيا.
ومن هذا المنطلق، تعمل الدائرة على أن تكون حلقة وصل فاعلة بين رئاسة الجامعة ومختلف مكونات الجامعة وشركائها، بما يدعم توجهات جامعة آل البيت، ويعزز قدرتها على تحقيق رسالتها وأهدافها، ويرسخ مكانتها كمؤسسة أكاديمية وطنية رائدة.
جامعة آل البيت — قيادة مؤسسية، عمل متكامل، وأداء نحو التميز.

تتولى دائرة مكتب رئيس الجامعة، ضمن الصلاحيات والأنظمة والتعليمات النافذة، المهام الآتية:
أولًا: دعم أعمال رئيس الجامعة
تنظيم الأعمال اليومية المرتبطة بمكتب رئيس الجامعة.
إعداد وتنظيم الملفات والموضوعات المعروضة على رئيس الجامعة.
توفير المعلومات والوثائق اللازمة للاجتماعات واللقاءات والموضوعات التي تتطلب المتابعة.
تنظيم الأولويات الإدارية المرتبطة بأجندة رئاسة الجامعة.
ثانيًا: إدارة الأجندة والاجتماعات
تنظيم جدول مواعيد رئيس الجامعة ولقاءاته.
تنسيق الاجتماعات واللقاءات الرسمية.
إعداد وترتيب ملفات الاجتماعات بالتنسيق مع الجهات المعنية.
متابعة المتطلبات التنظيمية للقاءات والاجتماعات.
تنظيم مشاركات رئيس الجامعة في الفعاليات والمناسبات الرسمية.
ثالثًا: المراسلات والمعاملات
تنظيم البريد والمراسلات الواردة إلى مكتب رئيس الجامعة.
متابعة المعاملات والموضوعات المحالة إلى الجهات المختصة.

متابعة الموضوعات ذات الأولوية والتنسيق بشأنها مع الجهات المعنية.
رابعًا: المتابعة والتنسيق المؤسسي
متابعة التوجيهات الصادرة عن رئيس الجامعة وإحالتها إلى الجهات ذات العلاقة.
متابعة سير الإجراءات المتعلقة بالموضوعات المحالة من رئاسة الجامعة.
التنسيق مع الكليات والدوائر والمراكز والوحدات التنظيمية.
إعداد الموقف الإداري للموضوعات التي تتطلب عرضًا أو متابعة من رئاسة الجامعة.
تعزيز التكامل وسرعة التواصل بين الرئاسة والوحدات الجامعية.
خامسًا: المجالس واللجان
التنسيق والمتابعة الإدارية لأعمال المجالس واللجان التي ترتبط أعمالها برئيس الجامعة.
تنظيم الملفات والوثائق ذات العلاقة.
متابعة ما يلزم من إجراءات بشأن القرارات والتوصيات الصادرة وفق الأصول.
سادسًا: البروتوكول والزيارات والوفود
تنظيم استقبال ضيوف الجامعة والوفود الرسمية.
تنسيق الزيارات واللقاءات الرسمية لرئيس الجامعة.
الإعداد التنظيمي للمناسبات والفعاليات التي يرعاها أو يشارك فيها رئيس الجامعة.
التنسيق مع الجهات ذات العلاقة في الجوانب البروتوكولية والتنظيمية.
سابعًا: الاتصال المؤسسي
التنسيق في الموضوعات التي تتطلب تواصلًا رسميًا مع المؤسسات والجهات الوطنية.
دعم التواصل مع الجامعات والمؤسسات الأكاديمية والبحثية ذات العلاقة.
تنظيم الاتصالات واللقاءات الرسمية لرئاسة الجامعة.
المساهمة في إبراز الصورة المؤسسية والمهنية لجامعة آل البيت.
ثامنًا: إدارة وثائق المكتب وتنظيم وحفظ وأرشفة وثائق ومراسلات رئيس الجامعة.
المحافظة على سرية الملفات والمعلومات.
تنظيم قواعد البيانات والملفات المرجعية اللازمة لأعمال الرئاسة.
تعزيز التحول من الأرشفة التقليدية إلى إدارة الوثائق إلكترونيًا.
المحافظة على المعرفة المؤسسية واستمرارية الوصول إلى المعلومات وفق الصلاحيات.