Supplies and Warehouses Department

شعبة المتابعة والعقود

مهـــام شـعبـــة المتــابعــة والـعـقـــــود

إعداد كتب تشكيل لجان الاستلام لطلبات التوريد و العطاءات المحالة ليتم عمل ضبط تسلم لوازم لها حسب الأصول.

متابعة توريد المواد المحالة ومتابعة المطالبات المالية للشركات تمهيداً لصرفها لمستحقيها عـن طريق الدائرة الماليـة .
متابعة الاتفاقيات التي ستنتهي قريباً والعمل على إعداد طلبات الشراء وحجز المخصصات المالية وإعداد الشروط الخاصة والمواصفات وتوزيع المناقصات وإحالتها إلى الجهات ذات العلاقة لاتخاذ القرار المناسب.
استقبال طلبات اللوازم الخاصة بمستهلكات آلات التصوير وتسجيل عدادات الآلات على الكمبيوتر وحساب نسبة الحسم عليها وتحويلها لقسم الرقابة لعمل إشعار صرف أو شراء حسب الوضع.
تدقيق الفواتير والمستندات الخاصة بالمواد المستهلكة وفواتير العقود وتحويلها للمستودعات لإدخالها قيود الجامعة والاحتفاظ بنسخ منها في الملفات.
التأمين على آليات وممتلكات وموجودات الجامعة ومتابعة التغييرات التي تطرأ على الموجودات ومتابعة الحوادث وتدقيق المطالبات المالية الخاصة بها.
تدقيق وثائق الشحن الخاصة باللوازم الصادرة أو الواردة وتنظيم البيانات الجمركية وإعداد كتب الإعفاءات الجمركية ومتابعة إجراءات التخليص لدى الجهات صاحبة العلاقة.
إعداد الكتب الخاصة بالتأخير عن التوريد في الوقت المحدد والتنسيب لشعبة المشتريات ولجنتي العطاءات المركزية والفرعية بالموردين المتخلفين عن التوريد أو المخالفين.
مخاطبة الشركات والمؤسسات في حال حصول أي عطل أو مشاكل فنية على الأجهزة والمعدات الموردة.
متابعة الكفالات المقدمة من الشركات سواء كانت حسن تنفيذ أو صيانة مجانية وبيان مدتها وتاريخ انتهائها والتنسيب إلى الدائرة المالية إما بتجديدها أو الإفراج عنها.
متابعة تطوير وحل مشاكل النظام الحاسوبي للدائرة.
أية أعمال تكلف بها الشعبة من قبل مدير الدائرة.