نبذة عن الدائرة
أنشئت هذه الدائرة منذ تأسيس الجامعة عام 1993، وكان يُمارس عملها من خلال مكتب الرئيس أو من خلال دائرة الموارد البشرية مسبقا، واعتبرت دائرة مستقلة في عام 2005م، وتُعد دائرة أمانة سر المجالس واحدة من الدوائر المهمة في الجامعة، وهي ترتبط ارتباطا مباشرا برئيس الجامعة كما أنها حلقة الوصل بين رئاسة الجامعة وبين الكليات والمراكز العلمية والوحدات والدوائر المختلفة، وتتولى الدائرة القيام بجميع الأعمال المنوطة بها وفقاً لقانون الجامعة والأنظمة والتعليمات المعمول بها في الجامعة والتي تدخل ضمن نطاق أعمال المجالس الرئيسية في الجامعة أو أي من اللجان المنبثقة عنها والمبينة تالياً:
• مجلس الأمناء
• مجلس الجامعة
• مجلس العمداء
• لجنة التعيين والترقية
• مجلس الأمناء
• مجلس الجامعة
• مجلس العمداء
• لجنة التعيين والترقية
كلمة المدير
منذ إنشاء دائرة أمانة سر المجالس عام 1993 وهي تمارس أعمالها تنفيذا لما يدور ويناقش في جلسات المجالس الرئيسية للجامعة واللجان المنبثقة عنها، وذلك من خلال مدير الدائرة والذي يترأس الهيكل التنظيمي لها، حيث يعتمد نجـاح عمـل المجالس المناطة بالدائرة وفاعليتـها بشـكل كبيـر علـى الدور الذي يضطلع به أميـن سر المجلس ومدى قيامه بمهامه على أتم وأكمل وجه، فله دورا مهما ورئيسيا في تدوين ما يدور داخل اجتماعات تلك المجالس، وصياغة القرارات المنبثقة عنها، ومتابعة سير عمل الدائرة وتنفيذها لتلك القرارات كلٌ حسب صلاحياته وفقا لقانون الجامعات الأردنية المعمول به، وتعاقبا لما يتم من تعديل على القوانين والأنظمة والتي تشير الى صلاحيات تلك المجالس.
بالإضافة الى أن الدائرة تعتمد عملية التخطيط الاستراتيجي لسير عملها وفقا لرؤية ورسالة الجامعة المتطورة والمتغيرة، حيث أنها تقوم وبشكل دوري بمراجعة الوثائق المرجعية للمعاملات التي تُعرض على مجالسها، وتحديث النماذج الخاصة بتلك الوثائق، وما يتمخض عنها من قرارات تتعلق بالعمل الإداري على مستوى "أعضاء الهيئة التدريسية، والهيئة الإدارية، وطلبة الجامعة"، وفي الوقت نفسه تسعى الدائرة بشكل مستمر الى تأهيل كوادرها بالتدريب المستمر وذلك لمواكبة التطوير المستمر على العمل الإداري بكافة المستويات الإدارية والتكنولوجية خاصة في ظل التطور التكنولوجي الذي يمر به العمل الإداري.
مدير دائرة أمانة سر المجالس
خلود احمد الشديفات
بالإضافة الى أن الدائرة تعتمد عملية التخطيط الاستراتيجي لسير عملها وفقا لرؤية ورسالة الجامعة المتطورة والمتغيرة، حيث أنها تقوم وبشكل دوري بمراجعة الوثائق المرجعية للمعاملات التي تُعرض على مجالسها، وتحديث النماذج الخاصة بتلك الوثائق، وما يتمخض عنها من قرارات تتعلق بالعمل الإداري على مستوى "أعضاء الهيئة التدريسية، والهيئة الإدارية، وطلبة الجامعة"، وفي الوقت نفسه تسعى الدائرة بشكل مستمر الى تأهيل كوادرها بالتدريب المستمر وذلك لمواكبة التطوير المستمر على العمل الإداري بكافة المستويات الإدارية والتكنولوجية خاصة في ظل التطور التكنولوجي الذي يمر به العمل الإداري.
مدير دائرة أمانة سر المجالس
خلود احمد الشديفات
الرؤية
تتطلع الدائرة إلى مواكبة النمو السريع للجامعة، وإلى الوقوف جنباً الى جنب لتحقيق رؤية الجامعة نحو جامعة عالمية في مجال التدريس والبحث العلمي وخدمة المجتمع المحلي والعالمي.
كما وتتطلع الدائرة إلى بناء جسور التواصل داخل الجامعة وخارجها، والإسهام في توفير المعلومات اللازمة بدقة وسرعة من خلال توظيف الوسائل التكنولوجية الحديثة، وتنسيق العمل بين الجهات ذات العلاقة داخل الجامعة وخارجها.
كما وتتطلع الدائرة إلى بناء جسور التواصل داخل الجامعة وخارجها، والإسهام في توفير المعلومات اللازمة بدقة وسرعة من خلال توظيف الوسائل التكنولوجية الحديثة، وتنسيق العمل بين الجهات ذات العلاقة داخل الجامعة وخارجها.
الرسالة
تنبع رسالة الدائرة من رسالة الجامعة وفلسفتها من حيث إعداد كوادر علمية على مستوى عالي تلبي حاجات المجتمع وتطلعاته وتغطي سوق العمل محلياً واقليمياً ودولياً.
الأهداف والقيم
تهدف الدائرة إلى تحقيق مجموعة من الأهداف أهمها: تنظيم أعمال المجالس الجامعية مثل مجلس الأمناء ومجلس الجامعة ومجلس العمداء واللجان المنبثقة عنها. إعداد جداول أعمال الاجتماعات للمجالس واللجان وتنظيم عقد الجلسات. تدوين محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات الصادرة عن المجالس بدقة. متابعة تنفيذ القرارات الصادرة عن المجالس وإبلاغ الجهات المعنية بها. دعم عملية اتخاذ القرار في الجامعة من خلال توفير المعلومات والوثائق اللازمة للمجالس. تعزيز الحوكمة المؤسسية وتنظيم العمل الإداري والأكاديمي داخل الجامعة. تحسين كفاءة العمل الإداري باستخدام الوسائل التقنية الحديثة في تنظيم الاجتماعات والأرشفة.تعتمد الدائرة في عملها على مجموعة من القيم المؤسسية، أبرزها: الشفافية: الوضوح في الإجراءات والقرارات والالتزام بالأنظمة والتعليمات. الدقة والاحترافية: إعداد المحاضر والوثائق الرسمية بشكل دقيق ومنظم. المسؤولية والمصداقية: حفظ السجلات والوثائق الرسمية للمجالس ومتابعة تنفيذ قراراتها. العمل بروح الفريق: التنسيق مع مختلف وحدات وكليات الجامعة. التطوير المستمر: استخدام التكنولوجيا الحديثة لتحسين الأداء الإداري. الجودة والتميز المؤسسي: دعم تحقيق أهداف الجامعة الاستراتيجية.
المهام
تُعنى الدائرة بشكلٍ رئيسي في تنفيذ الاعمال المتعلقة بالشؤون الأكاديمية والادارية ضمن أعمال المجالس واللجان المشار اليها آنفاً ووفقا لصلاحيات المجالس المنصوص عليها في قانون الجامعات الأردنية المعمول به، وهي على النحو الآتي:
• التنسيب الى مجلس التعليم العالي بالعديد من المواضيع مثل: الموافقة على إنشاء الكليات والأقسام والبرامج والتخصصات الأكاديمية ودمجها وإلغاؤها، ومناقشة مشروعات الأنظمة ورفعها الى مجلس التعليم العالي لاستكمال إجراءات إقرارها حسب الأصول
• تحديد أعداد الطلبة للقبول في مختلف البرامج التي تطرحها الجامعة وتحديد الرسوم الجامعية
• إقرار تعيينات اعضاء الهيئة التدريسية، ونقلهم وترقيتهم وندبهم واعارتهم وإجازاتهم وتثبيتهم وتقييم أعمالهم وإنهاء خدماتهم
• الإيفاد والابتعاث للحصول على درجات علمية
• دعم الأبحاث العلمية التي تدخل ضمن صلاحيات المجالس ذات العلاقة
• منح الدرجات العلمية والفخرية
• وإنشاء كراسي الأستاذية
• إقرار التقويم الجامعي
• وضع التعليمات اللازمة لتنفيذ أحكام الأنظمة المعمول بها ذات العلاقة بالعمل الأكاديمي والاداري في الجامعة واقرارها ضمن صلاحيات المجالس المذكورة آنفا
• اقرار الخطط والمشاريع الانمائية والموازنة والحسابات الختامية والتقارير المالية ورفعها الى مجلس التعليم العالي للمصادقة عليها
• الموافقة على عقد اتفاقيات التعاون العلمي والتكنولوجي والثقافي بين الجامعة ومثيلاتها خارج المملكة
• قبول المساعدات والتبرعات والهبات والمنح والوصايا والوقف
• أية أعمال أخرى تدخل ضمن صلاحيات المجالس واللجان أعلاه.
• التنسيب الى مجلس التعليم العالي بالعديد من المواضيع مثل: الموافقة على إنشاء الكليات والأقسام والبرامج والتخصصات الأكاديمية ودمجها وإلغاؤها، ومناقشة مشروعات الأنظمة ورفعها الى مجلس التعليم العالي لاستكمال إجراءات إقرارها حسب الأصول
• تحديد أعداد الطلبة للقبول في مختلف البرامج التي تطرحها الجامعة وتحديد الرسوم الجامعية
• إقرار تعيينات اعضاء الهيئة التدريسية، ونقلهم وترقيتهم وندبهم واعارتهم وإجازاتهم وتثبيتهم وتقييم أعمالهم وإنهاء خدماتهم
• الإيفاد والابتعاث للحصول على درجات علمية
• دعم الأبحاث العلمية التي تدخل ضمن صلاحيات المجالس ذات العلاقة
• منح الدرجات العلمية والفخرية
• وإنشاء كراسي الأستاذية
• إقرار التقويم الجامعي
• وضع التعليمات اللازمة لتنفيذ أحكام الأنظمة المعمول بها ذات العلاقة بالعمل الأكاديمي والاداري في الجامعة واقرارها ضمن صلاحيات المجالس المذكورة آنفا
• اقرار الخطط والمشاريع الانمائية والموازنة والحسابات الختامية والتقارير المالية ورفعها الى مجلس التعليم العالي للمصادقة عليها
• الموافقة على عقد اتفاقيات التعاون العلمي والتكنولوجي والثقافي بين الجامعة ومثيلاتها خارج المملكة
• قبول المساعدات والتبرعات والهبات والمنح والوصايا والوقف
• أية أعمال أخرى تدخل ضمن صلاحيات المجالس واللجان أعلاه.
معلومات التواصل
جامعة آل البيت دائرة أمانة سر المجالس هاتف:6297000/02 فرعي: 2004 / 2017 فاكس: 6297080/02
الإنجازات
تعد انجازات الدائرة سنوية وغير ثابتة، حيث انها ترتبط بعدد القرارات التي تتخذها مجالس الحاكمية فيها، ويتم تزويد مركز الجودة والتطوير بتقرير سنوي عن كل نهاية عام جامعي.
