نبذة عن الدائرة
أُنشئتْ دائرة الرقابة الداخلية في جامعة آل البيت منذ عام (1996)؛ لتكون بمثابة خط الدفاع الأول في المنظومة الرقابية، حيث أنها تقوم بدور مهم في حماية المال العام،والتأكد من استخدامه بالشكل الأمثل، وترسيخ القدرة على إرساء قواعد العمل المؤسسي الفاعل، ومنع حدوث التجاوزات، إضافة الى أنها عين الإدارة العُليا لمعرفة ما يجري على أرض الواقع؛ من خلال مراقبة الأمور المالية والإداريةوالفنيّة في الجامعة وفقا للخطط المرسومة وبما ينسجم مع القوانين والأنظمة والتعليمات النافذة.
كلمة المدير
تسعى دائرة الرقابة الداخلية إلى تحقيق الجودة والتميز في الأداء، من خلال تبنّي مجموعة من الطرق والوسائل والإجراءات لحماية الأصول والأموال العامة، والتأكد من استخدامها بالشكل الأمثل، وضمان تنفيذ السياسات والخطط والأهداف المرسومة بكفاءة وفاعليّة ووفقا للتشريعات النافذة. كما وأنها تقوم بدور مهم في مساندة الإدارة العُليا للجامعة؛ لتحسين التقييم والمساءلة والشفافية لكافة الوحدات التنظيمية في الجامعة، وتقع عليها مسؤولية الرقابة المالية والإدارية والفنيّة؛ وتصويب مواطن الخلل إن وُجدت، دون التركيز على تصيّد الأخطاء، بهدف الارتقاء بالعمل المؤسسي في الجامعة بكافة جوانبه.
الرؤية
الجودة والتميّز الرقابي المهني المُستدام لتعزيز المساءلة والشفافيّة، ومساندة إدارة الجامعة للقيام بأعمالها على الوجه الأكمل؛ لتحقيق الأهداف المرسومة بكفاية وفعاليّة، والشراكة مع كافة الوحدات التنظيمية في الجامعة؛ للرُقي بالجامعة الى أعلى المستويات وبشكل يتفق مع منظومة التشريعات النافذة.
الرسالة
تحقيق رقابة فعّالة على أصول و موارد الجامعة والإجراءات الإدارية، وفقا لأفضل الممارسات الرقابيّة والمعايير المهنية، والعمل باستقلالية و موضوعية.
الأهداف والقيم
الأهداف: المحافظة على المال العام و الموجودات العامة، والتأكد من استخدامها بالشكل الأمثل، وتحسين جودة العمل. التأكد من صحة الأمور المالية وسلامتها في الجامعة، و صحة ودقة القيود والبيانات والمعلومات المحاسبية والبيانات المالية. التحقق من فاعليّة العمليات المالية المتبعة وكفاءتها. حماية الموارد المالية والأصول من سوء الاستعمال. التأكد من مدى الالتزام بالتشريعات النافذة للحد من الأخطاء واكتشافها في حال وقوعها. التأكد من الالتزام بالسياسات المالية المعتمدة في الجامعة. ممارسة الرقابة الإدارية والرقابة الفنية والتأكد من تحقيق الوحدات التنظيمية في الجامعة للأهداف والسياسات العامة المُعتمدة في الجامعة، من خلال مراجعة القرارات الإدارية الصادرة بهذا الشأن. المساهمة في تطوير الإجراءات المالية والإدارية و الفنية والأعمال المتبعة في الجامعة والمساهمة في تحسين الأداء والإنتاجية. كشف الثغرات ونقاط الضعف في أنظمة الضبط الداخلي المتبَعة، والتوصية بتصويبها. استخدام تقارير التدقيق في أعمال التخطيط واتخاذ القرارات ورسم السياسات المالية والإدارية والفنية. القيّم: الدقة في العمل و الحزم و الانضباط. الشفافية و وضوح التشريعات والقرارات والإجراءات للمعنيين. الموضوعية والعدالة باتخاذ القرارات بما ينسجم مع التشريعات والقرارات وبما يحقق أهداف الجامعة دون اتباع الأهواء الشخصية. العمل بروح الفريق الواحد والتعاون لتحقيق الاهداف. العمل بإخلاص وأمانة وتحمل المسؤولية والابتعاد عن أي ممارسات قد تسيء للوظيفة. المبادرة والإبداع بابتكار أساليب عمل جديدة للتحسين المستمر على عمل الوحدة. المحافظة على سريّة المعلومات و البيانات. زيادة المعرفة بالالتحاق بالدورات التدريبية و تطوير المهارات.
المهام
تتوزع مهام الدائرة على كل من :
الرقابة المالية:
وتتولى المهام التالية:
أ- التحقق من صحة وسلامة تقديرات الإيرادات والنفقات الواردة في الموازنة.
ب- التحقق من تحصيل حقوق الجامعة المالية المستحقة في مواعيدها المحددة.
ج - التحقق من صرف النفقات والمكافآت بصورة سليمة وفي حدود المخصصات المقررة لها
في النظام المالي والموازنة السنوية للجامعة.
د- مراقبة تنفيذ موازنة الجامعة وتشكيلاتها، ومراجعة الحسابات الختامية وتقارير مدققي
الحسابات الخارجيين.
ه- مراقبة حسابات التسوية من أمانات وسلف وحسابات جارية للتحقق من صحة القيود.
و- مراقبة استثمار أموال الجامعة ومدى ملاءمة العائد الذي تحصل عليه مقابل ذلك.
ز- مراقبة المستودعات وقيودها وتدقيق المستندات والدفاتر والسجلات الخاصة بها وتنظيمها والتحقق من مطابقة الموجودات الفعلية مع القيود والسجلات في المستودعات المختلفة في الجامعة.
ح- مراجعة الأنظمة والتعليمات والقرارات والإجراءات المالية المعمول بها في الجامعة وتحديد
أوجه النقص والقصور فيها واقتراح الأساليب الكفيلة بإصلاحها وتحسينها وتطوير الإجراءات
وتبسيطها.
ط- التأكد من صحة وسلامة تطبيق القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات المتعلقة بالأمور
المالية في الجامعة.
ي. التحقق من صحة الإجراءات المحاسبية للمعاملات والمستندات المالية والوثائق المعززة
لها، والمتعلقة بالإيرادات وضبط النفقات ودقتها.
ك.التأكد من أن القوائم المالية مبوّبة حسب الأصول، وأن البيانات الواردة فيها صحيحة.
ل. التأكد من أنه قد تم التعرّف على حالات عدم المطابقة المالية والتعامل معها وتصويبها.
م. التأكد من حسن استخدام السجلات والوثائق المالية وحفظها حسب الأصول.
الرقابة الإدارية:
وتتولى المهام التالية:
أ- التأكد من تنفيذ وتطبيق القرارات الإدارية والفنية وتوافقها مع القوانين والأنظمة و التعليمات
المعمول بها في الجامعة.
ب- التوصية بتعديل التشريعات الإدارية التي تنظم العمل وتقديم الملاحظات للجهات
المختصة حول مدى ملاءمتها لمواكبة التطورات الحديثة للنهوض بمستوى الأداء في الجامعة.
ج- متابعة القضايا الرئيسية حول أي ممارسات إدارية او فنيّة خاطئة في الجامعة ناتجة عن
ازدواجية و/ أو تداخلات في المهام الوظيفية بين الجهات المختلفة وتقديم الاقتراحات والتوصيات
لإزالتها أو تلافيها.
د- تقييم مستويات الأداء الإداري وتحديد أسباب القصور في العمل والإنتاج واقتراح الوسائل
المناسبة لمعالجتها وتحسين جودة الأداء.
ه- متابعة الإجراءات الإدارية والفنيّة، وتشخيص المخاطر أو المشاكل الإدارية الفنية،
واقتراح الآليات المناسبة للتعامل معها.
و- تدقيق أنظمة أمن وحماية المعلومات والصلاحيات المتعلقة بها والتأكد من وجود أنظمة
وبرمجيات وخطط لمواجهة أي حالات طارئة بهذا الخصوص، و وفقأ للمرجعيات
الرسمية لحماية أمن المعلومات سواء الإلكترونية أو الورقية.
ز- دراسة وتقييم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي في المراكز والدوائر والكليات ورفع
المقترحات اللازمة لتحديثه بما يخدم تحقيق الأهداف بكفاءة وفاعليّة.
ح- التأكد من سلامة إجراءات التعيين والترقية والابتعاث للهيئة التدريسية في الجامعة.
ط- التأكد من سلامة إجراءات التعيين والترقية للهيئة الإدارية في الجامعة.
ي- متابعة دوام الموظفين في الجامعة، والتحقق من الإجازات بكافة أنواعها لكل من الهيئة
التدريسية والهيئة الإدارية.
ك- التحقق من صحة التعامل مع الشكاوي الإدارية المرفوعة من داخل الجامعة أو خارجها.
ل- مراقبة ومتابعة مراحل تنفيذ المشروعات المتعاقد عليها في الجامعة للتثبّت من سلامة
إجراءات التنفيذ ومطابقتها للشروط والرسومات والمواصفات الفنية التي تم التعاقد على أساسها.
م- التأكد من اتباع أنظمة السلامة ومعاييرها في جميع مرافق الجامعة.
ن- التأكد من حسن استخدام الأجهزة و الآلات والمعدات والمركبات وصيانتها.
الرقابة المالية:
وتتولى المهام التالية:
أ- التحقق من صحة وسلامة تقديرات الإيرادات والنفقات الواردة في الموازنة.
ب- التحقق من تحصيل حقوق الجامعة المالية المستحقة في مواعيدها المحددة.
ج - التحقق من صرف النفقات والمكافآت بصورة سليمة وفي حدود المخصصات المقررة لها
في النظام المالي والموازنة السنوية للجامعة.
د- مراقبة تنفيذ موازنة الجامعة وتشكيلاتها، ومراجعة الحسابات الختامية وتقارير مدققي
الحسابات الخارجيين.
ه- مراقبة حسابات التسوية من أمانات وسلف وحسابات جارية للتحقق من صحة القيود.
و- مراقبة استثمار أموال الجامعة ومدى ملاءمة العائد الذي تحصل عليه مقابل ذلك.
ز- مراقبة المستودعات وقيودها وتدقيق المستندات والدفاتر والسجلات الخاصة بها وتنظيمها والتحقق من مطابقة الموجودات الفعلية مع القيود والسجلات في المستودعات المختلفة في الجامعة.
ح- مراجعة الأنظمة والتعليمات والقرارات والإجراءات المالية المعمول بها في الجامعة وتحديد
أوجه النقص والقصور فيها واقتراح الأساليب الكفيلة بإصلاحها وتحسينها وتطوير الإجراءات
وتبسيطها.
ط- التأكد من صحة وسلامة تطبيق القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات المتعلقة بالأمور
المالية في الجامعة.
ي. التحقق من صحة الإجراءات المحاسبية للمعاملات والمستندات المالية والوثائق المعززة
لها، والمتعلقة بالإيرادات وضبط النفقات ودقتها.
ك.التأكد من أن القوائم المالية مبوّبة حسب الأصول، وأن البيانات الواردة فيها صحيحة.
ل. التأكد من أنه قد تم التعرّف على حالات عدم المطابقة المالية والتعامل معها وتصويبها.
م. التأكد من حسن استخدام السجلات والوثائق المالية وحفظها حسب الأصول.
الرقابة الإدارية:
وتتولى المهام التالية:
أ- التأكد من تنفيذ وتطبيق القرارات الإدارية والفنية وتوافقها مع القوانين والأنظمة و التعليمات
المعمول بها في الجامعة.
ب- التوصية بتعديل التشريعات الإدارية التي تنظم العمل وتقديم الملاحظات للجهات
المختصة حول مدى ملاءمتها لمواكبة التطورات الحديثة للنهوض بمستوى الأداء في الجامعة.
ج- متابعة القضايا الرئيسية حول أي ممارسات إدارية او فنيّة خاطئة في الجامعة ناتجة عن
ازدواجية و/ أو تداخلات في المهام الوظيفية بين الجهات المختلفة وتقديم الاقتراحات والتوصيات
لإزالتها أو تلافيها.
د- تقييم مستويات الأداء الإداري وتحديد أسباب القصور في العمل والإنتاج واقتراح الوسائل
المناسبة لمعالجتها وتحسين جودة الأداء.
ه- متابعة الإجراءات الإدارية والفنيّة، وتشخيص المخاطر أو المشاكل الإدارية الفنية،
واقتراح الآليات المناسبة للتعامل معها.
و- تدقيق أنظمة أمن وحماية المعلومات والصلاحيات المتعلقة بها والتأكد من وجود أنظمة
وبرمجيات وخطط لمواجهة أي حالات طارئة بهذا الخصوص، و وفقأ للمرجعيات
الرسمية لحماية أمن المعلومات سواء الإلكترونية أو الورقية.
ز- دراسة وتقييم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي في المراكز والدوائر والكليات ورفع
المقترحات اللازمة لتحديثه بما يخدم تحقيق الأهداف بكفاءة وفاعليّة.
ح- التأكد من سلامة إجراءات التعيين والترقية والابتعاث للهيئة التدريسية في الجامعة.
ط- التأكد من سلامة إجراءات التعيين والترقية للهيئة الإدارية في الجامعة.
ي- متابعة دوام الموظفين في الجامعة، والتحقق من الإجازات بكافة أنواعها لكل من الهيئة
التدريسية والهيئة الإدارية.
ك- التحقق من صحة التعامل مع الشكاوي الإدارية المرفوعة من داخل الجامعة أو خارجها.
ل- مراقبة ومتابعة مراحل تنفيذ المشروعات المتعاقد عليها في الجامعة للتثبّت من سلامة
إجراءات التنفيذ ومطابقتها للشروط والرسومات والمواصفات الفنية التي تم التعاقد على أساسها.
م- التأكد من اتباع أنظمة السلامة ومعاييرها في جميع مرافق الجامعة.
ن- التأكد من حسن استخدام الأجهزة و الآلات والمعدات والمركبات وصيانتها.
معلومات التواصل
هاتف: +96226297000 ، فرعي (2571،2570،2575) فاكس:+ 96226297085، فرعي(3485) البريد الالكتروني:auditing@aabu.edu.jo العنوان: جامعة آل البيت، المفرق، الاردن.
